النظام المتكامل،نظم المعلومات المالية،انظمة المعلومات بسم الله الحمدلله و الصلاة و السلام على رسول الله و على آله وصحبه ومن والاه هذا الدرس تكملة للدروس السابقة في انظمة المعلومات واتمتة المؤسسات و الشركات
مفھوم نظم المعلومات المالية و المحاسبية
مجموعة مترابطة من الموارد المالیة والبشریة والأجهزة الالكترونية الملموسة التي تعمل مع بعضھا البعض داخل إطار معین طبقا لمجموعة من الإجراءات والقواعد التي تعمل كوحدة واحدة من أجل تحقیق ھدف أو مجموعة من الأھداف في ظل الظروف والقواعد البیئیة المحیطة.
صفات و خصائص نظم المعلومات
المحاسبية او المالية :
1- الموارد
: وھي أربعة موارد كالتالي :-
▪
الأموال : وھي المتاحة من مصادر ذاتیة مثل الأرباح
المحتجزة والاحتیاطیات أو من مصادر خارجیة مثل الاقتراض أو زیادة رأس المال
▪
المھمات : وتشمل الأوراق الكتابیة والمطبوعات و المستندات
و السجلات والدفاتر والأسطوانات الممغنطة
وغیرھا
▪
الاجھزة : وتشمل آلات الحاسبة والحاسب الالكتروني
والطابعات
▪
الأفراد : وھم القائمین على إدارة وتشغیل النظام من
المحاسبین ومصممي ومحللي النظم ومشغلي الحاسب .
2 – الأھداف :
أن كل
نظام یتجه لھدف معین ویختلف في أھدافه من نظام إلى آخر فاھداف النظام ھي التي تحدد
طریقة عمله وكیفیة تنظیم وإدارة واستخدام موارده المتاحة
3 - البیئة و
الحدود :
تتمثل
بیئة النظام في المجال المحیط بالنظام والمجتمع الذي یعمل فیه ویتفاعل مع وحداته و
نظمه الأخرى
أما حدود النظام ( اللوائح و القوانین ) فتتمثل في الخطوط المحددة للنظام وتفصلھ عن البیئة التي یعمل بھا وما یخرج عن ھذه الحدود تعتبر بیئة النظام وبصفة عامة یصعب تحدید حد فاصل بین بیئة النظام وحدوده وعادة یتم تحدید حدود النظام بالرجوع الى الاھداف التي یراد تحقیقھا من وجوده
4 - المراحل ، الأعمال ،
العناصر
تقوم حركة
العمل في أي نظام من خلال مجموعة محددة ومنظمة من المراحل وتتضمن كل مرحلة مجموعة
من الأعمال التي یجب القیام بھا أما العناصر فھي الأدوات التي تمكن من القیام
بالقیام بتلك الأعمال في كل مرحلة من المراحل
5 - القیود :
مجموعة
العوامل أو المتغیرات التي تحد من قدرة النظام على تحقیق أھدافه بصورة كاملة وأما أن
تكون قیود داخلیة مثل ندرة الموارد المتاحة للنظام أو قیود خارجیة مثل حجم الطلب
على المنتجات.
6 - النظم الفرعیة:
غالبا ما یتكون
النظام من مجموعة من النظم الفرعیة لھا نفس خصائص النظام الأساسي ولكنھا تعمل كنظم
مستقلة ومتخصصة في عمل معین تساھم في تحقیق اھداف النظام الأساسي ككل .
7 - الرقابة :
وھي مجموعة من القواعد و الإجراءات المعینة
للتحكم في سیر العمل بما یضمن تحقیق الاھداف العامة للنظام الأساسي فھناك ( رقابة
مانعة ) تمنع حدوث الأخطاء وھناك ( رقابة مكتشفة)تھدف إلى اكتشاف الأخطاء و
الانحرافات بالإضافة إلى ( رقابة مصححة ) تھدف إلى تقییم الأداء و اتخاذ القرارات
التصحیحیة
8 - مستخدمي
النظام :
وھم الأفراد أو
الھیئات او الوحدات التي تستقبل و تستخدم مخرجات النظام إما للاستخدام النھائي أو
كمدخلات نظام آخر .
3-
عناصر انظمة المعلومات
المحاسبية و المالية :
§
البرامج
وھي الخاصة بتشغیل الحاسب اما ان تكون
برامج تطبیقیة مثل برامج الأجور والمخزون و العملاء أو برامج النظام نفسھ من حیث
تشغیلھ
§
قاعدة البیانات
وھي الوعاء الذي
یحتوي على البیانات الاساسیة المخزنة على وسائل التخزین المختلفة والتي لا بد من
توافرھا للقیام بعملیة التشغیل فھي المادة الخام الأساسیة
§
إجراءات التشغیل
عادة ما تكون مطبوعة في كتیبات تسمى دلیل التشغیل لمستخدمي ولمشغلي
النظام
4-
مفھوم البیانات و
المعلومات :
▪ البیانات
:-
مجموعة من الحروف والرموز
والأرقام لیست ذات معنى أو دلالة في ذاتھا والتي تعبر عن حقیقة وقوع إحداث معینة
داخل النظام او نتیجة تعاملھ مع أطراف خارج النظام مثل حقائق عن طبیعة الأنشطة
التي تقوم بھا المنشاة كالأصول و الأشخاص
▪ المعلومات :-
تعبر عن بیانات تم تشغیلھا بطریقة معینة أدت إلى الحصول على نتائج ذات
معنى مفید لمستخدمیھا
▪
المعرفة : -
الرصید المتراكم من المعلومات
والخبرات والتجارب لدى شخص معین في وقت محدد
5-خصائص
المعلومات :
§ الملائمة
بمعنى ان تتلاءم
المعلومات مع الغرض الذي اعدت من اجلھ ویمكن الحكم على ملائمتھا أو عدمھا بكیفیة
تأثیر ھذه المعلومات على سلوك مستخدمیھا
§
الوقتیة
بمعنى تقدیمھا في الوقت المناسب أي تكون متوافرة
وقت الحاجة إلیھا حتى تكون متوفرة ومؤثرة
§
السھولة والوضوح
یجب ان تكون واضحة و مفھومة لمستخدمیھا فلا
یجب ان تتضمن أي الفاظ او رموز غیر معروفة
§
الصحة والدقة
أي صحیحة بمعنى ان تكون حقیقیة عن الشيء الذي تعبر عنھ و دقیقة بمعنى
عدم وجود اخطاء اثناء انتاج وتجمیع والتقریر عنھا
§
الشمول
أي معلومات كاملة تغطي كافة جوانب اھتمامات مستخدمیھا بحیث لا یضطر
الى اجراء بعض عملیات تشغیل اضافیة
§
القبول
أي تقدم بوسیلة یقبلھا مستخدمي ھذه المعلومات من حیث الشكل أي في شكل
تقریر أو جداول أو رسومات بیانیة ومن حیث المضمون المتعلقة بدرجة التفاصیل
المطلوبة فلا تكون مختصرة و لا مفصلة أكثر من اللازم اذن القبول في طریقة العرض
ووسیلة التوصیل
6- الوظائف والأنشطة
الأساسية لنظم المعلومات .
تتم عملیة تحویل البیانات الى معلومات من
خلال سلسلة من الخطوات
§
تجمیع البیانات
§
تشغیل البیانات
§
إدارة البیانات
§
رقابة وامن البیاتات
§
انتاج و توصیل المعلومات