الانظمة الالكترونية ،اهمية النظام الالكتروني ، بناء الانظمة الالكترونية ، اتمتة المؤسسات والشركات
بسم الله الحمدلله و الصلاة والسلام على رسول الله ، في هذا الموضوع سنوضح اهمية ومزايا ومكونات الانظمة الالكترونية للشركات و المؤسسات حكومية او خاصة .
·
تعريف الأنظمة الالكترونية :
الأنظمة الإلكترونية هي منظومة إلكترونية متكاملة تهدف إلى تحويل العمل المالي أو الإداري العادي
من إدارة يدوية إلى إدارة باستخدام الحاسب الآلي وذلك بالاعتماد على نظم معلوماتية قوية
تساعد في اتخاذ القرار الإداري بأسرع وقت وبأقل التكاليف .
الأنظمة الالكترونية يمكن أن تشمل كلا من الاتصالات الداخلية والخارجية لأي مؤسسة.
والهدف من ذلك هو إدخال الشفافية الكاملة والمساءلة القانونية مما يؤدي إلى تحسين أداء الإدارة والعمل
داخل أي
مؤسسة أو منشاة حكومية أو خاصة.
كما يمكن تعريف الأنظمة الالكترونية على أنها مجموعة من المكونات المستقلة والمتفاعلة
والتي تكون بمجموعها وحدة متكاملة أو مجموعة من الإجراءات والوحدات الإداريّة الخاصة بجمع البيانات،
ومعالجتها، وإبلاغ النتائج لمستخدميها، فالمعلومات التي تكون متداخلة مع بعضها البعض
يتم معالجتها وتوزيعها وتوفيرها بمنهاج صحيح. وهي بيانات داخل المؤسسة أو المنظمة أو أي جهة أخرى
توحّدت في شكل معين من التفاعل المنتظم كي تشكل كلاً منتظماً،.
قد يستخدم مصطلح أنظمة المعلومات للإشارة بالتحديد إلى الأنظمة التي تستخدم لتنفيذ مهام حاسوبية
لإدارة قاعدة بيانات ، وقد تشير إلى نظم حاسبة بشكل عام. أنظمة الحاسبة المعلوماتية
هي حقل دراسي متكامل يدرس شبكية الحاسبات والبرمجيات التي يستخدمها الناس والمؤسسات
لجمع و تصفية ومعالجة
وخلق وتوزيع البيانات.
كما أن استخدام المؤسسات للأنظمة الالكترونية في العمليات الإدارية و المالية يخفف من الأعباء،
وتخفيف المصاريف المالية على الموظفين، وتتغلب على العديد من السلبيات للعمل البشري
التي قد يتسبب بها الملل من العمل الروتيني أو عدم وجود الحافز المعنوي اللازم.
كما تساعد على تصغير حجم المؤسسات الذي يزيد من أعبائها.
كما أن امتلاك المؤسسات للأنظمة الالكترونية الإدارية والمالية يزيد من القدرة
التنافسية للمؤسسة في بيئة العمل .
·
من أجل التحول من الإدارة
التقليدية إلى الإدارة الالكترونية لا بد من تحقيق المراحل التالية:
1. أتمتة مؤسسات الدولة وتحويل جميع معلومات الحكومة ووزارتها الورقية إلى معلومات الكترونية.
2. تأمين البينة التحتية الضرورية لربط كافة مؤسسات الدولة
بشبكة معلومات واحدة وتبادل المعلومات بين مختلف الجهات.
3. تحديد جميع التعاملات بين المواطن وكل مؤسسة او بين
المؤسسات وتحويلها إلى تعاملات الكترونية.
·
الهدف من الأنظمة الالكترونية :
1. تطوير الإدارة العامة : خفض الأعمال الورقية ، وإعادة
استعمال الحلول.
2. تحسين الخدمات : خفض التنقل، التوصيل في أي وقت وأي
مكان، وسهولة الوصول للمعلومات.
3. التقرب من المواطنين (الموظفين) : واجهة واحدة بالنسبة للمواطن (الموظف)،
نظرة واحدة للمواطن(الموظف)، وإجراءات سهلة.
4. تحسين التنافس الاقتصادي : استخدام الانترنت للتجارة العالمية، وإتاحة الفرصة للشركات او المؤسسات
ذات المقاس المتوسط والصغير لدخول المنافسة.
5. خفض المصاريف : تكامل النظم لدعم الإجراءات الداخلية
والخارجية.
·
مستلزمات بناء الأنظمة الالكترونية:
·
بنية شبكية تحتية قوية وسريعة وآمنة.
·
بنية معلوماتية قوية (نظم معلومات قوية ومتوافقة
في ما بينها)
·
كادر بشري استثماري مدرب على استخدام التقنيات
الحديثة.
·
كادر بشري تقني قادر على القيام بعمليات الدعم
الفني المستمر وتطوير النظم المعلوماتية المختلفة.
·
أهمية الأنظمة الالكترونية
من المؤكد أنّ أهمية نظم المعلومات الالكترونية واضحة بشكل كبير في مختلف تخصصات علوم الحاسوب،
لذا أصبحت فرعاً رئيسيّاً في مختلف الجامعات،
وأصبح من غير الممكن أن تتطوّر مختلف المؤسسات والشركات بدون اعتمادها
على نظم معلومات معيّنة، لما توفره نظم المعلومات من الفوائد والمعايير اللازمة لعملية التطوّر والتقدّم ،
ومن الممكن
تلخيص أهميّة نظم المعلومات الالكترونية بما يلي :
· سرعة انجاز ومعالجة
البيانات
·
رفع الإنتاجية وتحسين مستوى الكفاءة في الشركة
أو المؤسسة.
·
ابتكار خدمات ومنتجات ونماذج للأعمال
بشكل مستمر ومتجدد.
· تساعد نظم المعلومات على عمليّة اتخاذ القرار، كما تعطي الفرصة لمدراء المؤسسات
للتخطيط بشكل أكبر فيما يخص إستراتيجية المؤسسة .
·
تمكّن المؤسسة من اكتساب ميزة تنافسية ،
وتحقيق النتائج بأقل وقت وجهد وتكلفة ممكنة.
·
سهولة
التخطيط وتحليل مختلف البيانات، والتحكم الكبير في بيانات المؤسسة.
·
تقليص الوقت الذي يضيع على الأعمال الروتينيّة؛
كإدخال البيانات، والإجراءات البسيطة، مما يتيح إنجاز المهام الإستراتيجية المهمة،
·
السرعة في توثيق واسترجاع
المعلومات.
· تنفيذ مختلف المهام الإدارية والمالية بشكل سهل وصحيح،
وجعل الإدارة تستجيب بشكل أسرع وأكبر للفرص الجديدة والتعامل معها.
·
دراسة المشاكل بمختلف أنواعها والقدرة على حلها.
·
تحقيق نتائج مثالية بأقل الجهد والوقت والتكاليف
.
·
مزايا استخدام الأنظمة الالكترونية .
1. السرعة في إنجاز العمل.
2. المساعدة في اتخاذ القرار بالتوفير الدائم للمعلومات بين يدي متخذي
القرار.
3. خفض تكاليف العمل الإداري مع رفع مستوى الإداء.
4. تجاوز مشكلة البعدين الجغرافي والزمني.
5. معالجة البيروقراطية والرشوة.
6. تطوير آلية العمل ومواكبة التطورات.
7.
رفع كفاءة
العاملين في الإدارة.
8. أحكام الرقابة الداخلية والذاتية على تنفيذ العمليات، بحيث يمكن تلافي الأخطاء
في مراحل التشغيل المختلفة أول بأول. مما يحقق الدقة في استخراج المعلومات والنتائج النهائية،
وذلك نظراً لاحتواء الأنظمة الالكترونية على وسائل للضبط والرقابة والتحقق من النتائج ،
تمكن لإدارة من التثبت من صحة العمليات.
9. زيادة الثقة في المعلومات الناتجة من استخدام الأنظمة الالكترونية والمعروضة في التقارير،
بحيث
يمكن استخدامها من قبل متخذي القرارات، كأساس سليم و موثوق به لاتخاذ القرارات.
10. تحسين عمليات الرقابة واتخاذ القرارات، عن طريق زيادة كفاءة أنظمة الرقابة الإدارية
وتقديم
المعلومات والتقارير المناسبة، بالإضافة إلى سرعة توصيل معلومات التغذية العكسية
الناتجة عن تطبيق القرارات.
11. توفير المرونة والشفافية الكاملة في استخدام الأنظمة الالكترونية ،
من خلال خزن واسترجاع المعلومات في الوقت المناسب، نظراً لاحتوائه على قاعدة بيانات متطورة .
· خصائص الأنظمة
الالكترونية :-
· يمتلك النظام تركيبا Structure) ( والذي يحتوي على أجزاء أو مكونات النظام
والتي لها علاقة مباشرة
او غير مباشرة مع مختلف الأجزاء الأخرى كما هو مبين في الشكل التالي .
·
المعالجات التي تحدث داخل
النظام كفعالياته أو أغراض النظام.
·
تمتلك
النظم مفهوم التداخلية ( أو الترابطية ) ، حيث ترتبط الأجزاء والفعاليات عبر
علاقات تركيبية .
·
بالإمكان
تجزئة وتقسيم الأنظمة الالكترونية إلى أنظمة
جزئية ومعالجات فرعية .
· للنظام تصرفه الخاص نسبة إلى أحداث محيطه. والذي بالضرورة سيوصف النظام
على أثره بالسريع أو القوي أو الغير فعال .
· مكونات الأنظمة
الالكترونية :-
بشكل عام يمكن وصف مكونات نظم
المعلومات الالكترونية بخمسة مكونات رئيسة كالتالي :-
·
الأجهزة.
·
البرمجيات.
·
قواعد
البيانات .
·
الشبكات
.
·
المستخدمين
.
كما
يمكننا تفصيل مكونات الأنظمة الالكترونية الى عدة مكونات كما هو مبين في الشكل
التالي :
1. المدخلات : كل
ما يستلمه النظام وما يؤثر على عمله من الخارج او من داخل النظام نفسه.
2. المعالجات : كل الفعاليات التي يقوم بها النظام لأداء
المهام المكلف بها على اتم وجه.
3. المخرجات : كل ما يقدمه النظام من تقارير وعمليات وردود
فعل بما يخدم المستخدم النهائي له.
4. السيطرة : سلسلة الانتقالات الداخلية للبيانات بين
أجزاء النظام لغرض تكاملية عمل النظام.
5. التغذية : قيم البيانات الخارجة والداخلة من مكونات
النظام بما يخدم النظام للسيطرة على فعالياته الداخلية.
6. الحدود والواجهات .
7. البيئة (بيئة تشغيل النظام او بيئة عمل النظام) .
وان شاء الله في الدرس القادم سنتكلم عن دورة حياة الانظمة الالكترونية .